บทความธุรกิจ

ในยุคที่องค์กรต้องแข่งขันทั้งด้านเวลา ต้นทุน ความแม่นยำ และประสิทธิภาพในการทำงาน การทำงานแบบเดิมที่ต้องใช้คนทำงานซ้ำ ๆ เป็นจำนวนมาก อาจไม่เพียงพอต่อการเติบโตของธุรกิจอีกต่อไป หลายองค์กรต้องเผชิญกับปัญหางานเอกสารจำนวนมาก การกรอกข้อมูลซ้ำหลายระบบ การจัดทำรายงานที่ใช้เวลานาน การตรวจสอบข้อมูลที่มีโอกาสผิดพลาด รวมถึงกระบวนการทำงานที่ต้องอาศัยแรงงานคนในขั้นตอนเดิม ๆ ทุกวัน

ด้วยเหตุนี้ เทคโนโลยี RPA หรือ Robotic Process Automation จึงเข้ามามีบทบาทสำคัญในการช่วยให้องค์กรทำงานได้รวดเร็วขึ้น แม่นยำขึ้น และลดภาระงานซ้ำซ้อนของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

RPA คืออะไร?

RPA ย่อมาจาก Robotic Process Automation คือเทคโนโลยีที่ใช้ซอฟต์แวร์บอท หรือ Software Robot เข้ามาทำงานแทนมนุษย์ในงานที่มีขั้นตอนชัดเจน ทำซ้ำบ่อย และสามารถกำหนดกฎการทำงานได้ เช่น การคัดลอกข้อมูล การกรอกข้อมูล การเปิดไฟล์ การอ่านข้อมูลจากเอกสาร การดึงข้อมูลจากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่ง หรือการจัดทำรายงานประจำวัน

บอทของ RPA ไม่ใช่หุ่นยนต์ที่จับต้องได้ แต่เป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่สามารถทำงานบนคอมพิวเตอร์ได้คล้ายกับมนุษย์ เช่น เปิดโปรแกรม คลิกเมนู กรอกข้อมูล ดาวน์โหลดไฟล์ ส่งอีเมล หรือบันทึกข้อมูลลงในระบบต่าง ๆ ตามขั้นตอนที่องค์กรกำหนดไว้

ตัวอย่างเช่น หากพนักงานต้องดาวน์โหลดรายงานจากระบบ A แล้วนำข้อมูลไปกรอกต่อใน Excel จากนั้นนำไฟล์ไปแนบส่งอีเมลให้ผู้บริหารทุกเช้า งานลักษณะนี้สามารถนำ RPA เข้ามาช่วยทำแทนได้ เมื่อถึงเวลาที่กำหนด บอทจะเข้าไปดึงข้อมูล จัดรูปแบบรายงาน และส่งอีเมลให้โดยอัตโนมัติ ทำให้พนักงานไม่ต้องเสียเวลากับงานซ้ำ ๆ และสามารถนำเวลาไปใช้กับงานที่ต้องใช้การวิเคราะห์หรือการตัดสินใจมากขึ้น

AI คืออะไร และเกี่ยวข้องกับ RPA อย่างไร?

AI ย่อมาจาก Artificial Intelligence หรือปัญญาประดิษฐ์ หมายถึง เทคโนโลยีที่ช่วยให้ระบบคอมพิวเตอร์สามารถเรียนรู้ วิเคราะห์ เข้าใจข้อมูล และช่วยตัดสินใจในบางสถานการณ์ได้ดีขึ้น หากเปรียบเทียบให้เข้าใจง่าย RPA คือ “ผู้ปฏิบัติงาน” ที่ทำตามขั้นตอนที่กำหนดไว้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ส่วน AI คือ “สมอง” ที่ช่วยวิเคราะห์หรือทำความเข้าใจข้อมูลที่ซับซ้อนมากขึ้น เช่น การอ่านเอกสาร การจำแนกประเภทข้อมูล การวิเคราะห์ข้อความ หรือการประมวลผลข้อมูลที่ไม่ได้อยู่ในรูปแบบตารางอย่างชัดเจน เมื่อนำ RPA มาทำงานร่วมกับ AI องค์กรจะสามารถทำ Automation ได้มากกว่างานที่เป็นขั้นตอนตายตัว เช่น การอ่านใบแจ้งหนี้ การแยกข้อมูลจากเอกสาร PDF การวิเคราะห์อีเมลจากลูกค้า การจัดกลุ่มคำร้องเรียน หรือการช่วยตัดสินใจเบื้องต้นจากข้อมูลจำนวนมาก ทำให้ระบบ Automation มีความฉลาดและยืดหยุ่นมากขึ้น

UiPath คืออะไร?

UiPath คือแพลตฟอร์มสำหรับสร้าง จัดการ และขยายการใช้งานระบบ Automation ภายในองค์กร โดยมีจุดเด่นคือช่วยให้องค์กรสามารถสร้างบอทเพื่อทำงานแทนมนุษย์ในกระบวนการที่ซ้ำซ้อน ใช้เวลานาน หรือมีขั้นตอนชัดเจนได้อย่างเป็นระบบ

UiPath ไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือสำหรับสร้างบอทเท่านั้น แต่ยังครอบคลุมการทำงานหลายส่วน ตั้งแต่การค้นหาว่ากระบวนการใดเหมาะสำหรับทำ Automation การออกแบบ Workflow การพัฒนาบอท การทดสอบ การนำบอทไปใช้งานจริง การควบคุมการทำงานของบอท ไปจนถึงการติดตามผลลัพธ์และวัดประสิทธิภาพของ Automation กล่าวได้ว่า UiPath เป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยให้องค์กรสามารถเปลี่ยนงานที่เคยต้องใช้แรงงานคนจำนวนมาก ให้กลายเป็นกระบวนการอัตโนมัติที่ทำงานได้รวดเร็ว แม่นยำ และตรวจสอบได้

ตัวอย่างงานที่สามารถใช้ UiPath ได้

·      ฝ่ายบัญชีและการเงินสามารถใช้ UiPath ในการดึงข้อมูลใบแจ้งหนี้ ตรวจสอบยอดเงิน บันทึกข้อมูลบัญชี จัดทำรายงานการเงิน หรือกระทบยอดข้อมูล

·      ฝ่ายขายสามารถใช้ UiPath ในการอัปเดตข้อมูลลูกค้า จัดทำใบเสนอราคา ดึงรายงานยอดขาย หรือส่งอีเมลติดตามลูกค้า

·      ฝ่ายจัดซื้อสามารถใช้ UiPath ในการเปรียบเทียบใบเสนอราคา ตรวจสอบสถานะคำสั่งซื้อ หรือบันทึกข้อมูลผู้ขาย

·      ฝ่ายบุคคลสามารถใช้ UiPath ในการจัดการข้อมูลพนักงาน ตรวจสอบเอกสารสมัครงาน จัดทำรายงานเวลาทำงาน หรือส่งเอกสารแจ้งเตือนอัตโนมัติ

·      ฝ่าย IT สามารถใช้ UiPath ในการตรวจสอบระบบ เปิด Ticket อัตโนมัติ สำรองข้อมูล หรือเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างระบบต่าง ๆ

·      ฝ่ายบริการลูกค้าสามารถใช้ UiPath ในการอ่านอีเมลจากลูกค้า แยกประเภทคำร้อง ตรวจสอบข้อมูลในระบบ และส่งต่อเรื่องให้ทีมที่เกี่ยวข้องได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

·      จากตัวอย่างเหล่านี้จะเห็นได้ว่า UiPath ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงแผนกใดแผนกหนึ่ง แต่สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้กับกระบวนการทำงานหลากหลายรูปแบบในองค์กร

ต่อไปนี้คือ 10 เหตุผลที่องค์กรควรใช้ UiPath เพื่อยกระดับการทำงานด้วยระบบ Automation

1. UiPath ช่วยลดงานซ้ำซากในองค์กร

หนึ่งในประโยชน์หลักของ UiPath คือการช่วยลดงานที่ซ้ำซากและใช้เวลานาน เช่น การคัดลอกข้อมูล การเปิดอีเมล การดาวน์โหลดไฟล์ การกรอกข้อมูล หรือการย้ายข้อมูลจากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่ง

งานเหล่านี้แม้จะดูไม่ซับซ้อน แต่หากต้องทำทุกวัน ย่อมใช้เวลาของพนักงานเป็นจำนวนมาก การใช้ UiPath เข้ามาช่วยทำงานแทน จึงช่วยให้องค์กรประหยัดเวลา และทำให้พนักงานสามารถนำเวลาไปใช้กับงานที่สำคัญกว่าได้

2. เพิ่มความรวดเร็วและความแม่นยำในการทำงาน

บอทของ UiPath สามารถทำงานตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ไม่เหนื่อยล้า ไม่ลืมขั้นตอน และลดโอกาสเกิดความผิดพลาดจากมนุษย์

จึงเหมาะกับงานที่ต้องการความถูกต้องสูง เช่น งานบัญชี งานการเงิน งานตรวจสอบเอกสาร งานเปรียบเทียบข้อมูล และงานบันทึกข้อมูลเข้าสู่ระบบ ERP เมื่อองค์กรใช้ UiPath ในงานเหล่านี้ จะช่วยให้กระบวนการทำงานมีมาตรฐานมากขึ้น และลดปัญหาข้อมูลผิดพลาดที่อาจส่งผลต่อธุรกิจได้

3. ใช้งานได้กับหลายแผนกในองค์กร

UiPath สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้กับหลายฝ่าย ไม่ได้จำกัดเฉพาะฝ่าย IT เท่านั้น ตัวอย่างเช่น

·      ฝ่ายการเงินสามารถใช้ UiPath เพื่อตรวจสอบ Statement และบันทึกข้อมูลอัตโนมัติ

·      ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถใช้รวบรวมข้อมูลผู้สมัครงานหรือข้อมูลเวลาเข้าออกงาน

·      ฝ่าย Supply Chain สามารถใช้ตรวจสอบสินค้าคงคลังและแจ้งเตือนการสั่งซื้อ

·      ฝ่ายบริการลูกค้าสามารถใช้ช่วยดึงข้อมูลและจัดการงานหลังบ้านได้รวดเร็วขึ้น

ด้วยความยืดหยุ่นนี้ UiPath จึงเป็นเครื่องมือที่สามารถสร้างประโยชน์ได้ในหลายส่วนขององค์กร

4. เป็นแพลตฟอร์ม Automation แบบครบวงจร

UiPath มีเครื่องมือที่ครอบคลุมการทำ Automation ตั้งแต่ต้นจนจบ ไม่ว่าจะเป็นการค้นหากระบวนการที่ควรทำ Automation การสร้าง Workflow การจัดการบอท การนำบอทไปใช้งานจริง และการวัดผลลัพธ์

แพลตฟอร์มของ UiPath ประกอบด้วยส่วนสำคัญ เช่น Discover, Build, Manage, Run, Engage และ Measure ซึ่งช่วยให้องค์กรสามารถวางแผนและบริหารจัดการ Automation ได้อย่างเป็นระบบ

จุดนี้ทำให้ UiPath แตกต่างจากการสร้างบอทแบบแยกส่วน เพราะองค์กรสามารถควบคุมภาพรวมของ Automation ได้ดีขึ้น

5. สร้าง Automation ได้ทั้งแบบง่ายและซับซ้อน

UiPath รองรับการสร้าง Automation ได้หลายระดับ ตั้งแต่งานง่าย ๆ ที่ใช้ Recording Tool เพื่อบันทึกขั้นตอนการทำงาน ไปจนถึงงานที่ซับซ้อนซึ่งต้องใช้การออกแบบ Workflow หรือการเขียนโปรแกรมเพิ่มเติม

ผู้เริ่มต้นสามารถเรียนรู้และเริ่มสร้าง Automation ได้ ส่วนทีม IT หรือทีมพัฒนาระบบก็สามารถต่อยอดไปสู่ Automation ที่ซับซ้อนมากขึ้น เช่น การเชื่อมต่อหลายระบบ การตั้งเงื่อนไขการทำงาน หรือการประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก

6. เชื่อมต่อกับระบบธุรกิจอื่นได้ดี

องค์กรส่วนใหญ่มักมีระบบหลายอย่างที่ต้องทำงานร่วมกัน เช่น ระบบ ERP ระบบบัญชี ระบบ HR เว็บไซต์ธนาคาร อีเมล หรือแอปพลิเคชันภายในองค์กร UiPath ถูกออกแบบมาให้สามารถเชื่อมต่อกับระบบเหล่านี้ได้ ช่วยให้บอทสามารถดึงข้อมูล ตรวจสอบ จัดระเบียบ และบันทึกข้อมูลกลับเข้าสู่ระบบหลักได้โดยอัตโนมัติ

ตัวอย่างเช่น การใช้ UiPath ดึง Payment Statement จากเว็บไซต์ธนาคาร แล้วนำข้อมูลไปเปรียบเทียบกับระบบ ERP ซึ่งช่วยลดเวลาการทำงานและเพิ่มความถูกต้องในการตรวจสอบข้อมูล

7. รองรับการทำงานร่วมกับ AI

UiPath สามารถทำงานร่วมกับเทคโนโลยี AI ได้ ทำให้บอทสามารถจัดการงานที่ซับซ้อนมากขึ้น เช่น การอ่านเอกสาร การดึงข้อมูลจากอีเมล การอ่านใบเสร็จ หรือการจัดการข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างชัดเจน

เมื่อ RPA ทำงานร่วมกับ AI องค์กรจะสามารถสร้าง Automation ที่ฉลาดขึ้น วิเคราะห์ข้อมูลได้ดีขึ้น และรองรับงานที่เดิมอาจต้องใช้คนตรวจสอบจำนวนมาก

8. ขยายการใช้งานได้ตามขนาดองค์กร

UiPath เหมาะทั้งกับองค์กรที่เพิ่งเริ่มต้นทำ Automation และองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการใช้งานบอทจำนวนมาก เมื่อองค์กรเริ่มจากงานเล็ก ๆ และเห็นผลลัพธ์ที่ดี ก็สามารถขยายการใช้งานไปยังแผนกอื่นหรือกระบวนการอื่นได้อย่างต่อเนื่อง ทำให้ UiPath เป็นแพลตฟอร์มที่รองรับการเติบโตขององค์กรในระยะยาว

9. มีระบบจัดการและควบคุมบอทอย่างเป็นระบบ

การนำ RPA ไปใช้ในระดับองค์กรจำเป็นต้องมีระบบบริหารจัดการที่ดี ไม่ว่าจะเป็นการติดตามสถานะการทำงานของบอท การควบคุมสิทธิ์ การตรวจสอบย้อนหลัง และการจัดการความปลอดภัย UiPath มีเครื่องมือสำหรับบริหารจัดการบอท เช่น Orchestrator ที่ช่วยให้องค์กรสามารถควบคุม ติดตาม และจัดการ Automation ได้จากศูนย์กลาง ทำให้การใช้งาน RPA มีความเป็นระบบและเหมาะกับการใช้งานจริงในองค์กร

10. ช่วยให้องค์กรแข่งขันได้ดีขึ้น

ในโลกธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว องค์กรที่ทำงานได้เร็วกว่า แม่นยำกว่า และใช้ทรัพยากรได้คุ้มค่ากว่า ย่อมมีความได้เปรียบในการแข่งขัน UiPath ช่วยให้องค์กรลดเวลาการทำงาน ลดข้อผิดพลาด เพิ่มประสิทธิภาพ และทำให้พนักงานมีเวลาไปโฟกัสกับงานที่สร้างคุณค่าให้ธุรกิจมากขึ้น ดังนั้น UiPath จึงไม่ใช่เพียงเครื่องมือสำหรับลดงานซ้ำซาก แต่เป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยให้องค์กรก้าวสู่การทำงานแบบ Automation ได้อย่างเต็มรูปแบบ

ตัวอย่างการใช้งาน UiPath ในองค์กร

UiPath สามารถนำไปใช้ได้กับงานหลากหลายประเภท เช่น

·      การเปรียบเทียบยอดโอนเงินจาก Payment Statement กับระบบ ERP

·      การตรวจสอบเอกสารและอนุมัติขั้นตอนการเบิกจ่าย

·      การดึงข้อมูลเวลาเข้าออกงานจากหลายสาขาเข้าสู่ระบบ HR

·      การรวบรวมข้อมูลผู้สมัครงานจากหลายแพลตฟอร์ม

·      การอ่านอีเมล ใบเสร็จ และเอกสารต่าง ๆ เพื่อดึงข้อมูลสำคัญ

·      การตรวจสอบสินค้าคงคลังและแจ้งเตือนเมื่อถึงจุดสั่งซื้อ

ตัวอย่างเหล่านี้แสดงให้เห็นว่า UiPath สามารถช่วยลดภาระงานของพนักงาน และทำให้กระบวนการทำงานภายในองค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

หากสนใจปรึกษาเกี่ยวกับการวางระบบ AI & RPA สำหรับธุรกิจ
สามารถติดต่อ FMS ได้ที่ โทร 02-274-4070 หรือ Line: @fmsconsult

ทีมงานพร้อมให้คำปรึกษาและช่วยออกแบบโซลูชันที่เหมาะสมที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ