ERP (Enterprise Resource Planning)

การบริหารสินค้าคงคลัง

การบริหารสินค้าคงคลัง (Inventory Control) ในระบบ ERP – Enterprise Resource Planning โดย SAP Business One หรือ SAP B1, Sage 300, หรือ Sage X3

เป็นการบริหารปริมาณสินค้าคงคลังให้อยู่ในระดับเหมาะสมที่ทำให้กิจการเสียต้นทุนต่างๆ โดยรวมต่ำที่สุด คือ ไม่มีปริมาณสินค้าคงคลังน้อยเกินไปจนเกิดปัญหาสินค้าขาดมือ ทำให้สูญเสียกำไรที่ควรจะได้และความเชื่อถือจากลูกค้า และไม่มีมากเกินเกินไปจนเกิดต้นทุนในการดูแลรักษาและขาดทุนจากสินเสื่อมคุณภาพ ราคาลดลงหรือล้าสมัย

โดยระบบ ERP หรือ Enterprise Resource Planning ใน Sage X3 , Sage 300 , SAP Business One หรือ SAP B1

สามารถช่วยในการบริหารสินค้าคงคลัง ได้จาก Module Inventory Control และ Production Process

รายละเอียดเพิ่มเติม

Inventory Control , Warehouse Management, Production Planning ใน SAP Business One

Inventory Control , Warehouse Management, Production Planning ใน Sage 300

รูปภาพ Fms-Warehouse

ปัจจัยที่กำหนดขนาดของสินค้าคงคลัง

• ระดับการจำหน่าย

ธุรกิจแต่ละประเภทมีระดับการจำหน่ายสินค้าที่ต่างกัน ขนาดของสินค้าคงเหลือย่อมต่างกัน หากสินค้ามีการจำหน่ายสูง ระดับของสินค้า ระดับของสินค้าคงเหลือย่อมสูงกว่าสินค้าที่มีระดับการจำหน่ายต่ำ ไม่เช่นนั้นอาจเกิดปัญหาสินค้าขาดมือไม่เพียงพอต่อการจำหน่าย

• ระยะเวลาและเทคนิคการผลิตหรือระยะเวลาในการสั่งซื้อ

มีผลกระทบต่อการกำหนดสินค้าคงเหลือ หากสินค้านั้น ใช้เวลาในการผลิตมาก หรือใช้เวลาในการสั่งซื้อมาก ย่อมจำเป็นที่จะต้องมีระดับสินค้าคงเหลือในปริมาณสูง

• ความคงทนของสินค้าและลักษณะพิเศษ

เป็นปัจจัยที่มีผลกระทบต่อระดับสินค้าคงเหลือ หากสินค้านั้นมีความคงทนสูง ย่อมสามารถเก็บรักษาได้ในปริมาณที่สูงกว่าสินค้าที่มีความคงทนต่ำ เช่น เสื้อผ้า เครื่องแต่งกาย ดังนั้นการเก็บรักษาสินค้าประเภทนี้ในปริมาณสูงย่อมเกิดความเสี่ยงจากการล้าสมัยได้

รูปภาพ Fms-Bin Managed Warehouse

เทคนิคการบริหารสินค้าคงคลัง

• Materials Requirements Planning (MRP)

Materials Requirements Planning (MRP) เป็นระบบที่ใช้สำหรับบริหารจัดการวัตถุดิบเพื่อจัดการและวางแผนความต้องการวัตถุดิบต่างๆ ในองค์กร โดยมีการนำระบบ ERP มาช่วยในการควบคุมแผนการสั่งซื้อ, การส่งมอบสินค้า, การจัดการสินค้าคงคลัง และวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต และ ไปที่อุตสาหกรรมการผลิต และการรวมระบบงานหลักทุกอย่างในองค์กรเข้ามาเป็นระบบเดียวกัน

รายละเอียดเพิ่มเติม ระบบ Material Resource Planning

• The EOQ (Economic order Quantity)

เป็นการจัดการวัสดุเพื่อให้มีวัสดุและสินค้ารองรับงานผลิตและการตลาด ทั้งการบริการลูกค้าที่ดีและมีต้นทุนสินค้าคงคลังรวมที่อยู่ระดับต่ำสามารถทำได้หลายวิธีการ ขึ้นอยู่กับลักษณะของความต้องการสินค้า ทรัพย์ยาองค์กร

ความพร้อมของบุคลากรที่เกี่ยวข้องการจัดการชัพพลายเชน ตลอดจนลักษณะของกระบวนการผลิตสินค้าประกอบเข้าด้วยกัน นอกจากนั้นความก้าวหน้าของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ หรือ ระบบ ERP ยังช่วยให้การสร้างระบบการจัดการสินค้าคงคลังมีความหลากหลายมากขึ้น ทำให้ผู้บริหารสามารถเลือกใช้ระบบที่เหมาะสมกับกิจการของตนได้มากขึ้นด้วยเช่นกัน

• Just -in-time(JIT)

เป็นเทคนิคในการลดต้นทุนการบริหารคลังสินค้า ทำอย่างไรที่จะจัดการให้ต้นทุนการสต็อกสินค้าต่ำที่สุด ซึ่งก็มีการประยุกต์ใช้ ”ระบบการผลิตแบบทันเวลาพอดี” ที่เรียกว่า Just in time(JIT) ผลิตในปริมาณและเวลาที่ต้องการด้วยความพอดีไม่ขาดไม่เกิน โดยมุ่งเน้นให้ผลิตเป็นสินค้าได้พอดีกับความต้องการทั้งปริมาณและเวลา โดยมีวัตถุประสงค์หลักก็คือลดความสูญเสีย และลดต้นทุนที่เกิดขึ้นจากสินค้าคงคลัง และลดงานระหว่างกระบวนการต่างๆที่เป็นข้อเสียของกระบวนการผลิตแบบคราวละมากๆ จนต้องสต็อกสินค้าส่วนเกินเอาไว้จนเกิดต้นทุนเพิ่มโดยไม่จำเป็น

ต้นทุนเกี่ยวกับการบริหารสินค้าคงคลัง

• ต้นทุนในการเก็บรักษา (Carrying Costs: CA)

เป็นค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษา (Carrying Costs) เป็นค่าใช้จ่ายจากความต้องการวัสดุคงคลังและการรักษาสภาพให้วัสดุคงคลังนั้นอยู่ในรูปที่ใช้งานได้ ซึ่งจะแปรตามปริมาณวัสดุคงคลังที่ถือไว้และระยะเวลาที่เก็บวัสดุคงคลังนั้นไว้ค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษา

• ต้นทุนในการสั่งซื้อ (Ordering Costs : OC)

เป็นค่าใช้จ่ายการสั่งซื้อ ค่าใช้จ่ายที่ต้องจ่ายเพื่อให้ได้มาซึ่งวัสดุคงคลังที่ต้องการ ซึ่งจะแปรตามจำนวนครั้งของการสั่งซื้อ แต่ไม่แปรตามปริมาณวัสดุคงคลัง เพราะสั่งซื้อของมากเท่าใดก็ตามในแต่ละครั้ง ค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อก็ยังคงที่ แต่ถ้ายิ่งสั่งซื้อบ่อยครั้งค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อจะยิ่งสูงขึ้น

• ต้นทุนสินค้าขาดมือ (Stock out Costs )

เป็นค่าใช้จ่ายเนื่องจากวัสดุหรือสินค้าขาดแคลน เกิดขึ้นจากการมีวัสดุคงคลังไม่เพียงพอต่อการผลิต หรือการขาย ทำให้ลูกค้ายกเลิกคำสั่งซื้อ ขาดรายได้ที่ควรได้ กิจการเสียชื่อเสียงกระบวนการผลิตหยุดชะงักเกิดการว่างงานของเครื่องและคนงาน ฯลฯ

ภาพจาก เอกสารประกอบการบรรยายโครงการอบรบหลักสูตรบัญชีและการเงิน

หน้าที่ของระบบ ERP ใน SAP Business One หรือ SAP B1 ในการบริหารสินค้าคงคลัง

• กำหนดขนาดหรือปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัดที่สุด EOQ (Economic order Quantity)

• กำหนดจุดสั่งซื้อ (Reorder Point) ใน ระบบ ERP หรือ SAP Business One (SAP B1) จะแจ้งเตือนเมื่อสินค้าใน stock low เหลือน้อยกว่าที่กำหนดปริมาณไว้

• พิจารณาระดับสินค้าคงคลังเพื่อความปลอดภัย (Safety Stock)

• เก็บบันทึกข้อมูลสินค้า หรือ Location การจัดเก็บ

ประโยชน์ของระบบ ERP หรือ SAP Business One หรือ SAP B1

1. ในระบบ ERP ใน SAP Business One หรือ SAP B1 มี Function Alert ในการแจ้งเตือนเมื่อ สินค้า กำลังจะหมด

2. ในระบบ ERP ของ SAP Business One หรือ SAP B1 มีระบบ Sales Order Recommendation และ Material Request Planning ที่สามารถจำลองการใช้งานผ่าน Wizard

3. ในระบบ ERP ของ SAP Business One หรือ SAP B1 ยังมีระบบ Warehouse Management – Inventory Control , Barcode, Bin Tracking, และ GS1 Barcode ที่สามารถเก็บข้อมูลสินค้า Expiry Date , Bin Location และข้อมูลสินค้า ลดปัญหาสินค้าขาด หรือ สินค้าล้น stock นอกจากนี้ยังสามารถควบคุมต้นทุนสินค้า แรงงาน เพื่อหาราคาขาย( Sales Price) ที่เหมาะสม

4. ใน ระบบ ERP ของ SAP Business One หรือ SAP B1 มีระบบ Item Master เพื่อดูราคาซื้อ และเก็บข้อมูลคุณภาพสินค้าและบริการจาก Suppliers ในแต่ละหลายที่ และ ราคาขายของ Customer List เพื่อกำหนดราคาขายตามเกณฑ์ กำหนด Promotion บริหาร supplier list /customer/item master (picture)

5. ในระบบ ERP ใน SAP Business One หรือ SAP B1 มี Function Alert ในการแจ้งเตือนเมื่อ สินค้า กำลังจะหมด

6. ในระบบ ERP ใน SAP Business One หรือ SAP B1 มีระบบ Sales Order Recommendation (แนบรูป) และ Material Request Planning (picture) ที่สามารถ forecast จำนวนสินค้าที่ต้องการ หรือ raw material ให้เพียงพอต่อการผลิต จำลองการใช้งานผ่าน Wizard

7. ระบบ ERP ของ SAP Business One หรือ SAP B1 มีระบบ Warehouse Management – Inventory Control , Barcode, Bin Tracking, และ GS1 Barcode ที่สามารถเก็บข้อมูลสินค้า Expiry Date , Bin Location และข้อมูลสินค้า ลดปัญหาสินค้าขาด หรือ สินค้าล้น stock นอกจากนี้ยัง ยังสามารถควบคุมต้นทุนสินค้า แรงงาน เพื่อหาราคาขาย( Sales Price) ที่เหมาะสม