EDI (Electronic Data Interchange) เป็นแพลตฟอร์มในการแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยระบบ EDI เป็นรูปแบบที่เป็นมาตรฐาน ที่ได้รับการยอมรับ องค์ประกอบในระบบEDI มีอยู่ 2 อย่างคือ การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์แทนเอกสารที่เป็นกระดาษ และเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้ต้องอยู่ในรูปแบบมาตรฐานสากล โดยเมื่อมีการจัดการเอกสารในรูปแบบเดียวกันทำให้ ทุกๆธุรกิจสามารถรับ-ส่ง หรือแลกเปลี่ยนเอกสารกันได้ง่าย นอกจากธุรกิจภายในประเทศแล้ว ระบบEDI ยังเหมาะกับธุรกิจระหว่างประเทศด้วยเช่นกัน
ระบบEDI เข้ามามีบทบาทมากขึ้นในปัจจุบัน เพราะการแพร่ระบาดของโควิด-19 ทำให้หลายๆธุรกิจ มีนโยบายในการประหยัดงบประมาณ ระบบEDI จึงเหมาะกับธุรกิจในปัจจุบัน เนื่องด้วยเป็นระบบที่มีราคาไม่แพง สามารถเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลนั้นๆ ใช้งานง่ายและรวดเร็วช่วยให้เกิดข้อผิดพลาดน้อยลง ระบบ EDI มีการทำงานอยู่บนระบบ Cloud ทำให้ช่วยประหยัดงบประมาณด้านการดูแลทรัพยากรไอที และสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทันทีอีกทั้งมีความปลอดภัยมากยิ่งขึ้น
ระบบEDI ช่วยในการลดปัญหาและลดขั้นตอนในการกรอกข้อมูล ไม่ว่าจะเป็น ข้อมูลการจัดส่งสินค้าและข้อมูลการชำระสินค้า เป็นต้น ระบบ EDI เป็นหนึ่งในองค์ประกอบสำคัญของระบบการผลิตแบบทันเวลาพอดี หรือ Just-in-time (JIT) ในการเพิ่มความเร็วในการับข้อมูลและลดรอบเวลาในการจัดการข้อมูล อีกทั้งยังมีกระบวนการจัดการเอกสารด้วยระบบอัตโนมัติ ที่ทำให้สามารถเข้าถึงเอกสารในอดีตและปัจจุบันได้ง่าย
การใช้งานระบบ EDI
ระบบ EDI เหมาะกับทุกๆ ธุรกิจที่มีการใช้เอกสารจำนวนมากและใช้งานเป็นประจำ โดยระบบEDI จะเข้ามาช่วยจัดการเอกการเอกสารให้รวดเร็วและถูกต้องมากขึ้นของข้อมูล อาทิ ธุรกิจการค้าที่ต้องมีการสั่งซื้อสินค้าประจำ ธุรกิจการผลิตที่ต้องการสั่งซื้อวัตถุดิบ หรือธุรกิจระหว่างประเทศ เป็นต้น ระบบ EDI สามารถช่วยในการจัดการและควบคุมการทำธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ เช่น
- ใบสั่งซื้อ
- ใบแจ้งหนี้
- การยืนยันคำสั่งซื้อ
- การแจ้งการจัดส่งสินค้า
กระบวณการทำงานของระบบ EDI
1. เตรียมข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบมาตรฐาน UN/EDIFACT โดยใช้ Translation Software
2. ส่งข้อมูลไปยังศูนย์บริการของผู้ให้บริการ EDI ผ่านเครือข่ายสาธารณะโดยใช้ Modem
3. จัดเก็บข้อมูลไว้ในMailbox ของผู้รับเมื่อข้อมูลไปถึงศูนย์บริการ
4. ผู้รับติดต่อมายังศูนย์บริการผ่าน Modem เพื่อรับข้อมูล EDI ที่อยู่ใน Mailbox
5. ผู้รับแปลงข้อมูลกลับโดยใช้ Translation Software ให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการ
การรวม ERP กับ EDI
การรวมระบบERP เข้ากับระบบ EDI เป็นการที่ทำให้ข้อมูลสามารถเชื่อมต่อหากันระหว่างส่วนหน้าของธุรกิจได้โดยเป็นอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดความซ้ำซ้อนในการป้อนคำสั่งซื้อหรือใบแจ้งหนี้และช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากผู้ใช้งาน การรวมระบบ ERP และระบบ EDI เข้าด้วยกัน ช่วยให้ธุรกิจสามารถลดเวลาในการประมวลผลได้อย่างมาก และเมื่อสามารถแลกเปลี่ยนธุรกรรมกับคู่ค้าของธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว สามารถเพิ่มความเร็วให้แก่วงจรธุรกิจได้ อีกทั้งยังสามารถการปรับปรุงความถูกต้องของข้อมูลและเพิ่มการมองเห็นของห่วงโซ่อุปทาน
ประโยชน์จากการรวม ERP กับ EDI
- เพิ่มประสิทธิภาพจากการทำธุรกรรมอัตโนมัติ
- การลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลจากผู้ใช้
- การตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหา
- ประมวลผลได้เร็วขึ้น
- ความสามารถในการขายในสถานที่มากขึ้น
ทางบริษัท ฟอร์เวิร์ด แมเนจเม้นท์ เซอร์วิส จำกัด มีทีมงานFMS ที่มีประสบการณ์วางระบบงานให้กับธุรกิจ ทั้งขนาดเล็ก กลาง และธุรกิจขนาดใหญ่ มามากกว่า 28 ปี ทีมงาน FMS มีพื้นฐานทั้งด้านบัญชี การบริหารการผลิตและเทคโนโลยีทำให้เข้าใจหลักการต้นทุนที่แท้จริง และมีโปแกรมเมอร์ที่สามารถช่วยเขียนระบบEDI ขึ้น ตามโจทย์ที่คุณลูกค้าต้องการ สามารถติดต่อได้ที่ ติดต่อเรา
ขอบคุณข้อมูลจาก
EDI การแลกเปลี่ยนเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ | Convergent Interfreight (convergent-interfreight.com)
EDI คืออะไร ? - SC INTERTRANS (google.com)
EDI (Electronic Data Interchange) จะเป็นพื้นฐานการเติบโตของธุรกิจ ในโลกแห่งการเปลี่ยนแปลงไม่สิ้นสุด | Techsauce
ERP & EDI คืออะไร เหมือนกันหรือต่างกันตรงส่วนไหน {ตอน 2} (logisticafe.com)
https://www.cisco.com/web/TH/technology/outsource_manufacturing.html
EDI ERP | EDI ERP Integration | EDI services in ERP | Cleo
ERP vs. EDI (studyhorror.com)