Vialink-ระบบงานขนส่งดิจิทัล
ระบบ Vialink เป็นระบบที่ช่วยบริหารจัดการในเรื่องของการขนส่ง (Logistic) แบบครบวงจร โดยที่เป้าหมายหลักของระบบ คือ ระบบสามารถเข้ามาช่วยในการจัดการงานให้เป็นอัตโนมัติมากขึ้น เพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานด้วย Module ภายในระบบที่สามารถจัดการในส่วนของ Shipment หรือในส่วนของการเปรียบเทียบราคาของผู้รับเหมา การช่วยต้นทุนค่าขนส่งให้ถูกที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ โดยการคำนึงถึงเงื่อนไขต่างๆ อาทิ เงื่อนไขการบริการลูกค้า หรือเงื่อนไขอื่นๆที่เกิดขึ้น รวมถึงการติดตามการขนส่ง ซึ่งสามารถเห็นได้เลยว่าสินค้าแต่ละออเดอร์ตอนนี้อยู่ตรงไหนแล้ว ลูกค้าได้รับของหรือยัง และรวมถึงการตรวจสอบว่าจะถึงที่หมาย ณ เวลาใด เป็นต้น
โดยสามารถอธิบายรายละเอียดการทำงานของระบบ Vialink ได้ ดังนี้
• การออกใบคุมงาน
1. หน้าใบคุมงาน คือ หน้าที่ผู้ใช้งานจะเข้ามาสร้างในส่วนของ P/O (Purchase Order) หรือในส่วนของ S/O (Sales Order) โดยเป็นการมาบอกระบบว่าในแต่ละวันมีออเดอร์จากลูกค้ารับของจากที่ไหน และไปส่งที่ไหนบ้าง ซึ่งสามารถสร้างข้อมูลได้ 3 วิธีหลักๆ คือ วิธีการManual หรือกการกรอกด้วยมือ การImport file excel โดยจะมีTemplate สำหรับการกรอกข้อมูล และวิธีการ Integrate ข้อมูลหลังบ้าน โดยเราจะนำเสนอการสร้างข้อมูลวิธีการManual หรือกการกรอกด้วยมือ สามารถทำได้ ดังนี้
หน้าสร้างใบคุมงาน เป็นหน้าจอการทำงานที่ผู้ใช้สามารถเข้ามากรอกข้อมูลออเดอร์ สามารกำหนดเลขใบคุมงานได้ สามารถกำหนดประเภทงานได้ว่า เป็นงานส่งสินค้า หรืองานคืนสินค้า ลูกค้าบางท่านมีหลายธุรกิจซึ่งระบบสามารถทำการแยกว่าประเภทของธุรกิจได้ว่าในการจัดส่งนี้เป็นของธุรกิจใด
สามารถทำการกำหนดจุดรับของ กำหนด DN ว่าจุดรับของไปที่ใด กำหนดชื่อบริษัท และการเลือกที่อยู่ของคลังสินค้าซึ่งสามารถสร้างข้อมูลไว้ล่วงหน้าได้และรวมถึงสามารถระบุเวลารับของได้ว่าออเดอร์นี้ควรมารับในเวลาใด
สามารถทำการกำหนดจุดส่งของ สามารถเลือกรายชื่อลูกค้าที่ต้องการส่งของ หากกรณีลูกค้ามีหลาย Ship to สามารถกำหนดและเลือกที่อยู่การจัดส่งได้ และรวมถึงการกำหนดวันที่และเวลาในการจัดส่งสินค้า
สามารถเพิ่มรายการสินค้า โดยใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูลหลังบ้านที่มีการบันทึกไว้ สามารถเลือกชนิดสินค้า จำนวนสินค้า ซึ่งหากในฐานข้อมูลมีการระบุน้ำหนัก ระบบจะคำนวณน้ำหนักให้โดยอัตโนมัติ ซึ่งหากมีบริการเก็บเงินปลายสามารถกำหนดยอดค่าบริการได้
ในการสร้างใบคุมงานด้วยวิธีการ Manual ระบบจะส่งใบคุมงานที่ผู้ใช้ได้กรอกไว้ให้กับทาง Supervisor เพื่อทำการอนุมัติคำส่งการจัดส่งสินค้า
• การวางแผนงานขนส่ง
การวางแผนงานขนส่ง คือวิธีการในการกำหนดแผนงานในการจัดส่งว่าในแต่ละออเดอร์นั้นต้องมีการจัดส่งอย่างไร ใช้รถประเภทอะไรในการจัดส่งโดยสามารถสร้างด้วยวิธีการสร้างแผนงานเอง Manual และการสร้างแผนงานด้วยระบบ โดยสามารถทำได้ ดังนี้
- วิธีการสร้างแผนงานเอง (Manual)
ในการวางแผนการขนส่งสามารถเลือกประเภทของรถที่ต้องการใช้สำหรับการจัดส่ง อาทิ รถ 4 ล้อ รถกระบะ หรือรถ 6 ล้อ สามารถกำหนดคลังสินค้าในการรับรับสินค้า และสามารถค้นหาได้ว่าที่คลังสินค้านี้ มีใบคุมงานใดบ้าง สามารถกำหนดShipment ID และกำหนดวันที่เริ่มงานได้
โดยเมื่อทำการกำหนดทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว ระบบจะคำนวณเส้นในการวิ่งรถ ว่าควรวิ่งจากจุดใดไปจุดใด จากนั้นกดบันทึกเส้นทาง เพื่อเข้าสู่ขั้นตอนการจ่ายงานให้กับพนักงานขับรถ โดยอาจเป็นพนักงานขับรถของเราเองหรือจากบริษัทขนส่ง ซึ่งในระบบสามารถเพิ่มข้อมูลพนักงานขับรถจากบริษัทขนส่ง ทั้งในเรื่องของราคา และประเภทรถได้
ในกรณีที่มีพนักงานขับรถอยู่แล้ว สามารถกำหนดวันเวลาในการดำเนินงาน และสามารถเลือกคนขับรถ ทะเบียนรถที่ต้องการใช้ในการดำเนินงานขนส่งได้
หรือในกรณีที่ต้องการใช้บริการจากบริษัทขนส่ง สามารถอัปโหลดข้อมูลบริษัทขนส่งได้ และสามารถจ่ายงานให้กับบริษัทขนที่ต้องการใช้ในการดำเนินในครั้งนี้ ซึ่งเมื่อทำการบันทึกแล้ว งานจะถูกส่งไปที่บริษัทขนส่ง โดยระบบ Vialink จะมี Dashboard ที่สามารถให้บริษัทเข้ามาเพื่อรับงาน
ซึ่งงานทุกๆขั้นตอนในระบบ สามารถติดตามได้ตั้งแต่การออกใบคุมงาน การวางแผนการจัดส่ง ขั้นตอนการจัดส่ง จนถึงขั้นตอนเสร็จสิ้นการจัดส่ง
- การสร้างแผนงานด้วยระบบ
อีกหนึ่งวิธีสำหรับการสร้างแผนงานการจัดส่ง คือการเลือกใช้ Model ภายในระบบเข้ามาช่วยจัดแผนงานอัตโนมัติ โดยสามารถเลือกรายการออเดอร์ที่ต้องการให้ระบบช่วยจัดการแผนงาน เมื่อเลือกรายการออเดอร์สำหรับการจัดส่งแล้ว สามารถกรอกรายละเอียดเงื่อนไขต่างๆเพื่อให้ระบบสามารถประมวลผลได้ อาทิ จำนวนรถสำหรับการจัดส่ง ชั่วโมงการทำงาน วันและเวลาในการเริ่มงาน เป็นต้น
เมื่อกรอกเงื่อนไขการจัดส่งเสร็จสิ้น ระบบจะทำการประมวลผลโดยมีสถานะขึ้นว่า “กำลังประมวลผล” เมื่อระบบทำการประมวลผลเสร็จสิ้นระบบจะแสดงผลลัพธ์ตามเงื่อนไขในการวิเคราะห์ ตัวอย่างเช่น ในการจัดส่งครั้งนี้ระบบแนะนำให้ใช้รถ 1 คัน เป็นรถประเภท 6 ล้อ รวมการแนะนำบริษัทขนส่งว่าควรใช้บริษัทใด เป็นต้น
- การใช้งาน Application Vialink
พนักงานขับรถสามารถรับงานการจัดส่งผ่าน Application ของ Vialink โดยสามารถตรวจสอบงานใหม่ได้ในการแจ้งเตือน สามารถตรวจสอบรายละเอียดงานและเลือกกดรับงานได้ สำหรับการรับของส่งของสามารถเข้าดูสถานที่และการนำทางได้ดโยระบบ จะมีการเชื่อมต่อกับGPS เพื่อใช้ในการติดตามการทำงานของพนักงาน
เมื่อถึงจุดรับ/ส่งของ ระบบสามารถทำการเช็คอิน และสามารถแสกนงานผ่านบาร์โค้ดบนตัวสินค้าหรือสามารถกดรหัสสินค้าได้ ระบบสามารถทำการถ่ายรูปการดำเนินงาน และสามารถให้ลูกค้าปลายทางเซ็นต์เพื่อยืนยันการดำเนินงาน
สามารถตรวจสอบสถานะการดำเนินงานการจัดส่งได้ อาทิ มีการรับ/ส่งของไปในเวลาใด รวมถึงการตรวจสอบการเซ็นต์ยืนยันการดำเนินงานและภาพถ่ายการดำเนินงานได้ โดยสามารถติดตามงานได้ทั้งในตัวของ งานขนส่ง (Shipment) หรือ เป็นแต่ละออเดอร์ ก็สามารถทำได้
• การวางบิล
ในกรณีที่ใช้บริการจากบริษัทขนส่ง ระบบสามารถคำนวณค่าใช้จ่ายรายเดือนได้ ว่าบริษัทขนส่งแต่ละบริษัทเราจะต้องจ่ายค่าบริการรายเดือนเป็นจำนวนเงินเท่าไหร่ โดยระบบจะประมวลออกมาเป็น Report สำหรับการตรวจสอบรายละเอียด อย่างเช่น บริษัทขนส่งที่ 1 วิ่งงานไปกี่ Shipment และในแต่ละShipment มีราคาเท่าไหร่ ระบบจะรวบรวมข้อมูลต่างและสรุปผลออกมาให้ ช่วยให้ต่อการวางแผนและจัดการ การจ่ายเงินในกับบริษัทขนส่งได้ต่อไป
• Dashboard
ระบบ Vialink มี Dashboard ที่สามารถดูการประมวลของการดำเนินงานต่างๆได้ ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของ ออเดอร์ ต้นทุนต่างๆ สามารถดูเป็นกราฟและดาวน์โหลดได้
• ตัวอย่าง Report ใน Dashboard
ตัวอย่าง Report ใน Dashboard ที่สามารถดูข้อมูลต่างได้ อาทิ ออเดอร์ในแต่ละวันเป็นอย่างไร งานที่สำเร็จมีกี่งาน มีการส่งกลับงานเป็นอย่างไร และมีงานที่ช้ากว่ากำหนดเป็นอย่างไร เป็นต้น รวมถึงในด้านของต้นทุนของบริษัทขนส่งที่สามารถตรวจสอบรายละเอียดแยกตามบริษัท ว่าบริษัทแต่ละแห่งมีการรับงานกี่งาน มีราคาการดำเนินงานทั้งสิ้นเท่าไหร่ เป็นต้น
• การตรวจสอบและติดตามสถานะการดำเนินงานของลูกค้า
ในกรณีที่ลูกค้าต้องการติดตามการดำเนินงาน ระบบจะมีหน้าสำหรับการติดตามให้กับลูกค้า โดยให้เลขที่ใบคุมงานใช้ในการค้นหาและตรวจสอบสถานะการทำงานได้ รวมการตรวจสอบหลักฐานการดำเนินงานทั้งรูปภาพและการเซ็นต์ยืนยัน