Project & Job Costing / Project Management
ERP Software และ การบริหารต้นทุนโครงการ ใช้ใน ธุรกิจอสังหาริมทรัพย์ ก่อสร้าง ธุรกิจบริการ และ ธุรกิจที่มีการทำงานในรูปแบบโครงการ โดยการทำงานนี้จะผ่าน Module Project Management หรือ Project & Job Costing โดยเชื่อมโยงกับ Core Modules เช่น AP,AR, GL, PO, OE, และ IC
ERP Software หรือ Enterprise Resource Planning คือ ระบบจัดทรัพยากรทางธุรกิจภายในองค์กร เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดของการใช้ทรัพยากร ระบบจะเชื่อมโยงงานด้านการผลิต สินค้าคงคลัง การจัดซื้อ และบัญชี ภายในองค์กรเข้าด้วยกัน เพื่อให้การบริหารทรัพยากร นั้นมีประสิทธิภาพ และเป็นไปตามแผนงาน เพื่อลดเวลา ต้นทุน
ภายในระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) ประกอบด้วย Module ต่างๆ ดังนี้
1. Account Payable - AP ระบบจัดการเจ้าหนี้ บันทึกรายละเอียด Business Partner ทำการตั้งหนี้ และจ่ายเงินเจ้าหนี้ ในระบบ ERP
2. Account Receivable - AR ระบบจัดการลูกหนี้ บันทึกรายละเอียด เกี่ยวกับลูกหนี้ หนี้ค้างชำระ และการออก Invoice และทำการทำรับเงิน Receipt ในระบบ ERP
3. General Ledger - GL ระบบบัญชี การบันทึกบัญชีประเภทต่างๆ เพื่อจัดทำงบดุล งบกำไรขาดทุน และรายงานตามที่กรมสรรพกรต้องการ ในระบบ ERP
4. Purchase Order- PO ระบบจัดซื้อ เพื่อทำการออก Purchase Request และ Purchase Order เปรียบเทียบราคาของแต่ละ Supplier และ Request for Quotation สำหรับ Suppliers ในระบบ ERP
5. Order Entry - OE ระบบขาย ออกใบ Quotation สามารถทำได้ทั้ง Online ผ่าน Mobile Application และ Offline ในระบบ ERP
6. Inventory Control - IC ระบบคลังสินค้า ในระบบ ERP
โดยทั้ง 6 Modules นี้ จะทำงานเชื่อมโยงกันภายใน ระบบ ERP เพื่อออกรายงานเอกสารต่างๆ
Project & Job Costing หรือ Project Management
ระบบ Project & Job Management นั้น เป็นระบบเพื่อเก็บต้นทุนของการพัฒนา แต่ละโครงการ โดยเชื่อมต่อข้อมูลของ Purchase Order, Inventory Control, และ Account Payable พร้อมกับ Banking ไปยัง Contract ของแต่ละโปรเจ็กที่ตั้งไว้ เพื่อให้ทราบถึงต้นทุนที่แท้จริงของการสร้างโครงการนั้นๆ ผ่านระบบ ERP (Enterprise Resource Planning)
ระบบProject & Job Costing ใน ระบบ ERP จะจัดเก็บ Contract ไว้ และบันทึกรายละเอียดของโครงการ ใน Functions Project พร้อม Details ของ Sub Categories ในแต่ละ Contract โดย จะประกอบด้วย Job ,Project , Optional Field , Totals
ระบบ Project & Job Costing จะสามารถเชื่อมโยงไปยัง Core Modules ในระบบ ERP Software โดยผ่าน Functions “Job Related” เพื่อเชื่อมโยงข้อมูลทุกส่วนเข้าด้วยกัน รายละเอียดเช่น รายละเอียดใน PO Purchase Order ก็จะถูกบันทึก ไปยัง Project ที่สร้างไว้
ในระบบ Project & Job Costing จะทำการเก็บ Revenue Transaction ระบบ AR Account Receivable จะทำงานเชื่อมกับ Contract เพื่อออก Invoice
การออกรายงาน ใน ERP สำหรับ Project Management Module เป็นอีกหนึ่งการทำงานที่สำคัญในระบบ ERP โดย Project Analysis Report เป็นจุดออกรายงานเช่น
1. Detail Cost Transaction
a. รายละเอียดการดำเนินการของต้นทุน
2. Contract summary
a. รายงานสรุปรายละเอียดของสัญญา
3. Profit Analysis
a. รายงานวิเคราะห์กำไร
4. Aged WIP
a. รายงานลูกหนี้ค้างชำระ
Module Project & Job Costing หรือ Project Management ในระบบ ERP นั้นมีความสำคัญในการจัดเก็บรายละเอียดโดยกำหนดเป็นประเภท โครงการ ทำให้ผู้บริหารสามารถทราบถึงต้นทุน ที่แท้จริงที่เกิดขึ้นในแต่ละโครงการ
ประโยชน์ของ Project & Job Costing ( Project Management)
1. บริหารจัดการกระบวนการ การบริหารโครงการ ในทุกงาน และทุก ลักษณะของโครงการ ตั้งแต่ง่ายไปยาก ผ่านระบบ ERP Enterprise Resource Planning
2. สามารถเห็นปัจจัยความสำเร็จ และปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้น ผ่านระบบ ERP Enterprise Resource Planning
3. สามารถบริหารจัดการเวลา ค่าใช้จ่าย การจัดซื้อ ทำให้ง่ายต่อการดูต้นทุนโครงการ และ การวางแผน ผ่านระบบ ERP Enterprise Resource Planning
4. สามารถควบคุมต้นทุน ส่งมอบงานตรงเวลา และความโปร่งใส ผ่านโครงการ และเอกสารสัญญา ผ่านระบบ ERP Enterprise Resource Planning
5. สามารถเชื่อม ข้อมูลการบริการที่หน้างาน กับ หน่วยงานอื่น อย่างถูกต้อง และ Real time ผ่านระบบ ERP Enterprise Resource Planning
6. ติดตาม และรายงาน รายละเอียดต้นทุนโครงการ ตามความต้องการของธุรกิจ ผ่านระบบ ERP Enterprise Resource Planning