ระบบ ERP เป็นระบบสารสนเทศที่บูรณาการ ระบบงานหลักขององค์กร ได้แก่ การขาย การจัดซื้อ การเงิน การบัญชี และ การผลิตเข้าด้วยกัน
การเลือกใช้ ERP Software มีข้อควรพิจารณาสำคัญๆ ดังต่อไปนี้
- การ Customization แต่ละองค์กรจะมีรูปแบบเอกสาร รายงานและ Flow การดำเนินงานที่แตกต่างกัน แม้ว่าจะอยู่ในธุรกิจเดียวกัน ดังนั้น Software จะต้องมีฟังก์ชั่นการใช้งานในระบบที่สามารถเพิ่มเติม Field ได้โดยผู้ใช้งานเอง (Optional Field) การเขียน report เพิ่มเติมจากที่มีอยู่ในซอฟต์แวร์ซึ่งทำได้โดยไม่ต้องมีผู้ชำนาญการเป็นพิเศษหรือ การเขียน Application เสริมจากซอฟต์แวร์โดยไม่กระทบการทำงานของระบบงานหลักและยังสามารถใช้งานได้แม้ว่าจะมีการพัฒนาไปยัง Version ใหม่
- การ Maintenance ระบบซอฟต์แวร์ องค์กรต้องจัดให้มีทีมงานที่มีหน้าที่หลักในการดูแลระบบ หรือใช้บริการของบริษัทที่ปรึกษาที่มีความสามารถ ความเชี่ยวชาญ และมี Service Mind ในการเป็นผู้ช่วยเหลือเพื่อให้สามารถเหลือ ผู้ใช้งาน ให้ทำงานได้อย่างรอบรื่น และช่วยแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง
- ต้นทุนโดยรวมของการใช้ ERP Software หมายรวมถึงต้นทุน Software Hardware Infrastructure และต้นทุนของเวลา ที่ต้องใช้จนกว่าระบบจะทำงานได้ บางส่วนเป็นต้นทุนที่มองเห็นได้ชัด ขณะที่มีต้นทุนบางรายการที่อาจจะมองเห็นได้ไม่ชัดเจน เช่น ต้นทุนของค่าเสียโอกาสในกรณีที่ซอฟต์แวร์หรือบริษัทที่ปรึกษา ที่เลือกแล้วไม่รองรับงานองค์กร จำเป็นต้องพิจารณาให้ถี่ถ้วยและรอบคอบเพราะลักษณะของต้นทุนโดยรวมของ Software เหมือนภูเขาน้ำแข็ง ส่วนที่มองเห็นได้อย่างชัดเจนมีเพียง 20% ต้อง พิจารณาให้เห็นต้นทุนอีก 80% ที่มองไม่เห็น
บทสรุป
การเลือกใช้ ERP Software ต้องมีการกำหนดความต้องการอย่างชัดเจน และนำปัจจัยดังกล่าวข้างต้นไปคัดเลือก Software และบริษัทที่ปรึกษา จะทำให้องค์กรประสบความสำเร็จในการนำ ERP Software มาใช้เพื่อปรับปรุงการทำงานขององค์กรให้มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นคุ้มค่าเงินลงทุน
ภาพหน้าจอ โปรแกรมบัญชี Sage 300 ERP (Accpac)